Obecnie wchodzi na rynek mnóstwo aplikacji i systemów upraszczających różne zadania zarówno w dużych jak i niedużych firmach. Każdej firmie przydaje się program do planowania czasu pracy, wystawiania faktur, również jakiś system pozwalający na rozpoznanie poczty przychodzącej i to zarówno elektronicznej jak i zwykłej, na przykład po zeskanowaniu. Wszystko to uzależnione jest od tego w jakiej branży funkcjonuje przedsiębiorstwo. Gdy obracamy wielką ilością dokumentacji różnego typu, w dodatku chcemy, aby wszystko znajdowało się nie tylko fizycznie w teczkach ale także we właściwych katalogach w wersji elektronicznej absolutnie powinniśmy dostarczyć osobom zatrudnionym dobry program ułatwiający te czynności.

Trzeba wybrać program, który po pierwsze może działać na kilku miejscach pracy. Najczęściej nie ma w firmie jednej osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie do komputera całej dokumentacji tylko zwyczajnie każda osoba czy departament robi to samodzielnie. Sprawdzajmy jakie możliwości daje interesujący nas program. To ważne, żeby nie okazało się, że potrzebujemy skanować przykładowo kilkaset stron dziennie, a program odmawia współpracy.

Kolejna sprawa to indeksowanie i odpowiednie dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobry system do tego zaprojektowany ma oczywiście te funkcje wbudowane.

Choćby aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów kreskowych, określonych formularzy, stron oddzielających paczki dokumentów. To niezwykle przydatne narzędzie. Nie trzeba myśleć nad tym czy z pewnością dokumenty trafią do odpowiedniego folderu, czy możemy skanować parę formularzy w tym samym czasie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki tego rodzaju narzędziom.

Co niezwykle ważne – takiego rodzaju aplikacje dają możliwość poprawy jakości skanowanych dokumentów. Zazwyczaj mamy okazję oglądać skany, które zwyczajnie są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną plamę litery litery przestrzenne kraków – unikniemy tego typu wpadek dzięki odpowiednim aplikacjom.

Upraszczanie żmudnych zajęć w firmie przynosi efekty natychmiast. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im obowiązek wykonywania tego rodzaju czasochłonnych zadań. firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Dobrze jest więc inwestować w programy ułatwiające obrót dokumentów.