Firmy i przedsiębiorstwa posiadają w swoich zbiorach faktycznie mnóstwo różnych dokumentów. Dokumenty te są w stosowny sposób przechowywane i magazynowane w bezpiecznych, ofiarowanych do tego miejscach.Jednakże poniektórych dokumentów nie trzeba magazynować miesiącami albo latami, sporo z nich zaprzepaszcza swoją ważność bądź aktualność, krótko mówiąc, w pewnym momencie stają się one dla firmy nieistotne.